Qué es Microsoft Excel y para qué sirve

Qué es Microsoft Excel y para qué sirve

Excel es un software informático perteneciente a Microsoft, creado con la finalidad de realizar tareas contables y financieras. Se basa en un sistema de hojas de cálculos, donde puedes crear fórmulas matemáticas y automatizar todo el proceso de realizar ecuaciones. Es parte del pack de herramientas de Office que también cuenta con Word y Power Point. Actualmente está disponible para Sistemas Operativos Windows, Android, macOS, e iOS.

Entre sus principales especificaciones, cuenta con la posibilidad de expresar valores en gráficos mediante herramientas contables profesionales. Es actualmente la hoja de cálculo más utilizada por empresas y compañías a nivel mundial. Desde 1985, año de su creación, a sacado actualizaciones constantes para mejorar su seguridad, interfaz y la experiencia de usuario. Se detallarán sus principales funciones y características.

Para qué sirve

Excel sirve para organizar y llevar toda la gestión financiera, ya sea personal o de una empresa. Su principal atractivo es la automatización de operaciones matemáticas, ahorrándote tiempo y esfuerzo. Utilizado en gran parte por financieros, contadores e incluso personas que en su día a día deben utilizar un tipo de lista.

Sin embargo, no solo se limita al ámbito financiero, gracias a su versatilidad es empleado por muchos profesionales que necesitan colocar datos alfanuméricos en una tabla y llevar un orden del mismo. Siendo un beneficio, el poder personalizar las fórmulas aplicadas.

Características

Características de Excel

Una de las características principales de esta herramienta de ofimática es su interfaz principal, compuesta de una tabla, en teoría infinita, organizada por números y letras. En su versión más reciente, cuenta con más de 15 tipos de hojas de cálculo. En cuanto al aspecto de sus categorías es muy similar a Word o Power Point, pero adaptada en su totalidad a operaciones numéricas.

Dispone de al menos 3 tipos de vistas diferentes de tu pantalla principal, “Normal” que es la clásica que viene por defecto. “Diseño de Página” que divide tu pantalla según las hojas que tengas llenas. Y por último “Salto de página” que te da una vista resumida de todo tu documento, para que sea más sencillo agregar los saltos de páginas.

La principal atracción de Excel son sus fórmulas, configurables para que solo te muestre el resultado y no toda la operación en la celda. Puedes utilizar fórmulas de aritmética, trigonometría, cálculos financieros, estadísticas y operaciones de lógica. Siendo posible que reste, sume, saque descuentos o calcule tasas de intereses.

Con este programa puedes crear diferentes gráficos matemáticos, como columnas, líneas y barras. También tendrás la posibilidad de agregar imágenes, formas e ilustraciones SmartArt para personalizar tus plantillas.

Ventajas

Excel cuenta con innumerables ventajas que hoy lo tienen como el editor contable más utilizado a nivel mundial. Se analizarán algunas de sus ventajas:

  • Sencillez: aunque se habla de términos matemáticos y operaciones financieras, en realidad es un programa muy sencillo de utilizar. Excel en todo momento te guía para configurar sus celdas.
  • Orden: al basarse en un sistema de celdas, presenta los datos de una manera bastante profesional y ordenada.
  • Rapidez: Excel te ayudará a ahorrar tiempo con la función de realizar operaciones de manera automática.
  • Comodidad: las celdas pueden trabajar en conjunto o por separado, permitiéndote modificar solo secciones de tu trabajo y no todo el documento.

Desventajas

Nada es perfecto en este mundo y pese a sus muchas ventajas, Excel no escapa de esta realidad. Se mencionarán algunas desventajas que tiene este software:

  • No siempre es exacto”: al depender de los recursos de un ordenador, Excel no siempre puede sacar todas las operaciones en cantidad muy grandes. Redondeando las cifras muy grandes o pequeñas, haciendo que en algunos casos no se obtenga resultados de forma exacta.
  • Errores en las fechas: este programa tiende a presentar fallas cuando se utilizan fechas anteriores a 1900, ya que para Microsoft ese fue año bisiesto y por ende crea errores en la suma de fechas.

Funciones

Excel tiene excelentes funciones que vale la pena detallar. Cuenta con al menos 8 pestañas llenas de herramientas que se analizarán a continuación:

Inicio

Inicio Excel

En esta pestaña encontrarás las herramientas más utilizadas y son las que abren por defecto. Cuentas con las clásicas opciones del portapapeles, cambiar tamaño y tipo de letra. Como se trata de una herramienta optimizada para operaciones matemáticas, aquí tienes diferentes tipos de unidad.

Puedes especificar, si de una moneda se trata o un porcentaje, estableciendo de este modo la unidad que quieres expresar. También dispones de las opciones de formato para tus celdas, pudiendo personalizar el tamaño, espaciado y el estilo de la misma.

Insertar

Insertar Excel

Esta es la pestaña que te permite agregar objetos a tus celdas. Aunque parezca algo ilógico, puedes crear tablas y agregarlas a tu hoja de cálculo. De está manera delimitas la zona en la que quieres que se aplique cierta fórmula o cierto formato. Desde estás opciones puedes agregar diferentes estilos de gráficos, como: las típicas barras y columnas.

También dispone de funciones especiales para crear una línea de pérdidas y ganancias. Y si de ordenar tus datos por títulos o categorías se trata, desde esta herramienta puedes crear distintos filtros para que te muestre solo la información que necesitas obtener en un determinado momento, dándole una mayor utilidad a Excel.

Disposición de página

Disposición de página Excel

Desde éste apartado gestionas la orientación de tus páginas y los márgenes de la misma, creas saltos de páginas o personalizas un fondo. Aquí cuentas con un acceso directo para imprimir solo lo que selecciones con el cursor. También dispones de opciones para trazar líneas en tu página, que te indica el limite de una hoja carta u oficio según lo configures.

Fórmulas

Fórmulas Excel

Con este pack de herramientas puedes sacar el máximo provecho de este software. Te permite insertar distintas fórmulas matemáticas, ya sea las que contiene de manera predeterminada o alguna función especial. La “Biblioteca de funciones” te permite aplicar otras operaciones, por ejemplo: calcular fechas y horas, determinar espacios entre palabras e incluso, utilizar fórmulas complejas.

Tienes, además, opciones especiales para tus cálculos, permitiéndote mostrar las fórmulas aplicadas, rastrear que método se aplica a cierto resultado o comprobar si existe algún error matemático. También puedes ver un listado completo de todas las fórmulas que admite Excel.

Datos

Datos Excel

En la categoría datos consigues todas las funciones para poder exportar e importar información desde otros archivos de Excel. El formato de datos que se guarda de manera predeterminada es CSV. También permite obtenerlos desde páginas web que contengan números o nombres descargables a una hoja de cálculo.

La función “Previsión” te genera en una nueva hoja de cálculo, una tendencia según los datos que introduzcas, permitiendo conocer si tus ingresos pueden subir o te encuentras ante una posible pérdida de dinero. Convirtiéndose en una ayuda para tomar decisiones financieras apropiadas.

Revisar

Revisar Excel

Aquí tienes todas las herramientas para corregir lo que se haya escrito en la hoja. Cuentas con el potente corrector ortográfico de Microsoft y con un diccionario de sinónimos, que te sirve de guía. También posee un comprobador de accesibilidad, que te indica que tan comprensible es tu texto, y una función especial para traducir a varios idiomas previamente descargados.

Una de las funciones especiales de este procesador de cálculo es la opción de proteger. Cuando manejas datos contables o referentes a ingresos de una empresa, es necesario que estén seguros. Tu hoja contable la puedes proteger con contraseña, especificando incluso que partes se pueden modificar y cuales no. Sin duda, es una herramienta que le aporta seguridad.

Vista

Vista Excel

En la pestaña “Vista” puedes personalizar como ver el libro que estas editando. Podrías crear vistas personalizadas, seleccionando solo parte de tus celdas o en base a una regla en centímetros. También tienes la opción de seleccionar que ver en tu barra de tareas, como la barra de fórmula o los encabezados. Sin duda, está función te resultará útil, pues organizarás y verás todo como te haga sentir mas cómodo.

Cómo lo adquiero

Podrás adquirir este programa fácilmente desde su página oficial, en la cual tendrás la opción de obtener el pack del servicio completo de Office, ofrecido por Microsoft. De ese modo, si deseas contratar tan solo una o un combo personalizado de las mismas, podrás hacerlo desde el mismo enlace.
Recuerda que deberás de abonar una membresía por el uso de estas herramientas, la misma podrá ser mensual o anual, todo dependerá del plan que escojas. Ten en cuenta que dichas tarifas pueden variar según el sitio en que te encuentres.

Historia

El primer nombre que tuvo este popular software fue Multiplan, que desde 1982 luchó con su más grande adversario Lotus 1-2-3, quién acaparaba todo el mercado de la época. Para 1985 apareció la primera versión con el nombre oficial de Excel, y fue para Sistemas Macintosh. Dos años más tarde, salió la versión para Sistema Operativos Windows.

Ya para el año 1988, Excel supero con creces a Lotus 1-2-3 teniendo más ventas a nivel mundial. Pero el verdadero auge de su popularidad, fue cuando se integro a la familia Office en 1993, vendiéndose como una de las herramientas de ofimática de la multinacional Microsoft.

En su última versión, la 2019, incorporó grandes novedades y funciones sobre todo en el motor que optimiza los gráficos. Permitiendo crear diferentes tipos, como los gráficos de embudos. Office sigue considerándose el mejor soporte digital para la gestión de todo tipo de documentos y Excel es uno de sus pilares.

 

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