Cómo crear formularios en Excel

Cómo crear formularios en Excel

Los formularios en Excel son documentos que poseen instrucciones puntuales y precisas para recopilar un tipo de información específica, la cual se encuentra organizada y segmentada para que el receptor interesado la analice rápidamente. En Microsoft Excel se pueden crear este tipo de archivos de distintas formas, cada una con un nivel mayor de dificultad, aunque esto variará en cuanto a la parte visual más que a su función.

Los formularios pueden utilizarse en formato impreso y repartirse en determinadas zonas para recabar información, o en digital para ser completados vía online por usuarios de Internet, empleados de una empresa, clientes o cualquier persona que se tenga como objetivo. Si deseas saber cuáles son las tres formas distintas para crear tu propio formulario en Excel, continua leyendo este artículo.

A través de herramientas predeterminadas

Esta herramienta es la forma más fácil de crear un formulario básico para ingresar los diferentes datos que sean requeridos. Aunque, si lo desea utilizar, es necesario habilitar esta opción. Para esto, solo debes realizar un sencillo procedimiento que se explica a continuación:

  1. Dirígete a la parte superior del documento, en la barra de herramientas de acceso rápido.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 1
  2. Aquí debes hacer clic derecho sobre cualquiera de los iconos. Esto desplegará un menú en el cual seleccionarás “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido…”.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 2
  3. Aparecerá un cuadro para agregar y quitar opciones a los iconos de acceso rápido.
  4. Seguido de esto, dirígete a la barra llamada “Comandos disponibles en:” y seleccionar “Comandos que no están en la cinta de opciones”.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 4
  5. En el cuadro que se ubica en la parte inferior de esta barra, deberás buscar el acceso rápido llamado “Formulario…”.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 5
  6. Como último paso, solo debes oprimir el botón de “Agregar > >” y luego el de “Aceptar”. Con esto, ya tendrás habilitada la herramienta.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 6

    Ahora para realizar el formulario con este simple acceso rápido y rellenarlo con los datos, debes hacer lo siguiente:

  7. Escribe los encabezados que vayan a ser completados, estos deben estar uno al lado del otro.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 7
  8. Selecciona todos los encabezados y luego haz clic en la nueva opción de Formulario que se acaba de habilitar. Esto lanzará un error, solo debes dar a “Aceptar” y te creará un formulario con los encabezados seleccionados.Cómo crear formularios en Excel con Herramienta predeterminada paso 8

Este modo también aplica sobre tablas creadas en las hojas de cálculo. Es importante mencionar que si se tienen fórmulas para calcular, el “Formulario” no modificará las mismas, pero si arrojará el resultado al finalizar de ingresar los datos.

Usando Macros

Las macros son una serie de códigos o instrucciones grabadas para que al emitir el usuario una orden, estas se ejecuten de forma automática y secuencial. En Excel tienen muchas utilidades y una de ellas es crear un formulario. Para hacer el tuyo realiza lo siguiente:

  1. Primero se deben escribir los datos que se requieran en el formulario, sea el nombre, apellido, edad, teléfono o demás, dejando una casilla de por medio y colocándole los bordes a las casillas donde se completarán estos datos. De igual manera, debajo de estos se tienen que utilizar estos mismos encabezados unos al lado del otro.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 1
  2. Posteriormente, se deberá insertar el botón para agregar los datos. Dirígete a la pestaña de “Insertar”, en la opción “Ilustraciones” y luego a “Formas”, aquí puedes elegir la de tu preferencia.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 2
  3. Una vez tengas el botón, tendrás que realizar el proceso de guardado del documento, este debe estar en formato “Libro de Excel habilitado para macros”.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 3
  4. Ahora debes ir a la pestaña “Desarrollador” (En algunos países esta pestaña se llama “Programador”) y aquí se debe seleccionar la opción “Grabar macro”.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 4
  5. Aparecerá una ventana en la cual será necesario colocar el nombre a la macro. Es importante no olvidar este nombre.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 5Una vez tengas el nombre, se procede a oprimir el botón “Aceptar”. A partir de este momento todo lo que hagas será guardado en el código de Excel para este libro.
  6. El primer paso que debes hacer luego de esto, es insertar una fila en la tabla donde se guardarán los datos ingresados. Para esto, dirígete al “Número de fila” adecuado e inserta una nueva.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 10
  7. El siguiente paso es copiar las casillas donde se van a rellenar los datos y pegarlas en sus lugares correspondientes en la tabla de abajo.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 6
  8. Luego de esto, debes deseleccionar las casillas que se hayan copiado, para evitar que queden las líneas de copiado visibles.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 7
  9. Lo siguiente es seleccionar de nuevo cada casilla de relleno de datos y en el teclado oprimir la tecla “Suprimir”. Luego de esto deberás detener la macro.
  10. Seguidamente dirígete al botón insertado al principio y haz clic derecho. En el menú desplegado pulsa “Asignar macro…”.Cómo crear formularios en Excel con Macros paso 8

Asigna la macro con el nombre que guardaste y estará listo, cada vez que oprimas este botón se agregarán los datos a la tabla. Esta es una forma un poco más complicada para lograr crear un formulario rápido, sin tener que saber de código ni ser un experto en Excel.

Con Visual Basic

El uso de VBA es el más complicado, ya que se debe conocer acerca de código o programación para organizar los formularios correctamente. Sin embargo, esta es la mejor forma de utilizar dicha herramienta para guardar datos, ya que se tienen mejores opciones visuales.

Ademas también cuenta con la adición de los controles de formulario y de los ActiveX, los cuales mejoran las formas a la hora de recoger y organizar la información. Para ingresar al Visual Basic debes tener la pestaña de desarrollador activa o usar el acceso rápido “Alt + F11”.

Luego de ello podrás hacer uso de las diferentes formas que ofrece dicho programa. Las cuales las encontrarás siguiendo la ruta: “Insertar > UserForm > Cuadro de herramientas”. Podrás elegir los elementos y comandos que necesites, solo será cuestión de familiarizarte con la herramienta.

Crear un formulario en Excel con Visual Basic

Con cualquiera de estas técnicas vas a poder crear un formulario en Excel capaz de guardar todo de manera rápida e intuitiva. Así podrás tener al alcance cualquier información proveniente de tus usuarios, clientes o empleados de forma organizada en un documento.

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