Qué es una fórmula en Excel

Qué es una fórmula en Excel

Las fórmulas de Excel, son códigos que se ingresan dentro de una celda y sirven para realizar cálculos en base a datos escritos y así mostrar un resultado. Existen muchas fórmulas, ya que los usuarios pueden crearlas según sus requerimientos, pero para ello es necesario conocer cuáles son sus partes. Principalmente, las funciones cumplen un papel muy importante en la creación de fórmulas, pues ayudan a facilitar el procesamiento de datos.

Las hojas de cálculo de Excel, son un recurso muy utilizado y conocido dentro del ámbito académico y laboral, principalmente este último. Ya que sirven para organizar y procesar datos, realizar operaciones matemáticas simples, crear registros de ingresos y egresos o nóminas de pago, entre muchas otras cosas. Las fórmulas, son la principal característica de este programa, ya que son las permiten hacer cálculos y procesar información.

Partes de una fórmula

Todas las fórmulas de Excel empiezan con un signo de igual (=). Pero además, pueden contener uno, varios o incluso todos los elementos que se exponen a continuación:

Constantes

Las constantes son valores de texto o numéricos que se han ingresado directamente en la fórmula, no cambian, a menos que el usuario los cambie de forma manual, ya que no dependen de los datos ingresados en otras celdas. Un ejemplo de constante en Excel puede ser cualquier número o palabra. Hay que tener en cuenta que las palabras pueden ser usadas en fórmulas pero deben estar entre comillas.

Referencias

Las referencias de celda son simplemente la identificación de las mismas, que al colocarse en una fórmula, equivalen al valor de la celda señalada. Así pues, al contrario de las constantes el valor de las referencias cambia dependiendo de los valores en la celda indicada. Un ejemplo de referencia, sería A1.

Operadores

Los operadores en Excel son los mismos símbolos que se utilizan dentro de una operación matemática. Existen diferentes tipos de operadores, a continuación una pequeña lista con sus conceptos:

  • Aritméticos: Se utilizan para la ejecución de operaciones matemáticas básicas, estos son el signo más (+), el signo menos (-), el de división que es una barra oblicua (/) o el de multiplicación que es un asterisco (*) el signo de porcentaje y el de exponenciación que es un acento circunflejo (^).
  • De comparación: Los signos de comparación se utilizan para dar como resultado valores lógicos de VERDADERO o FALSO. Estos son el signo de igual (=), mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), menor o igual que (<=), distinto que, lo que significa que no es igual a (<>).
  • De concatenación de texto: Estos operadores sirven para unir uno o varios textos, para crear un único elemento de texto “&”.
  • De referencia: Estos símbolos sirven para indicar unión entre distintas celdas. Los dos puntos (:) son un ejemplo de esta clase de operadores y sirven para indicar un rango entre una celda y otra.

Funciones

Las funciones son operaciones predefinidas por Excel, pudiendo ser ejecutadas sobre uno o más valores. Estas a su vez, se pueden dividir dentro de diferentes categorías como son las matemáticas, finanzas, lógica, entre otras. Las funciones son primordiales dentro de las fórmulas.

Fórmulas más usadas en Excel

Existen diversas fórmulas en Excel, ya que deben cubrir las necesidades de las personas en diversas áreas de su vida, ya sea en lo académico o laboral. Por ello, en este apartado se encuentran las 18 fórmulas usadas con mayor frecuencia, aprende a usarlas y facilita en gran manera tu desempeño.

SUMA

Las sumas son una de las operaciones más básicas de Excel y se pueden realizar con números (constantes) o celdas (referencias). Es posible utilizar el símbolo más (+) o la función SUMA. A continuación varios ejemplos:

  • Suma de constantes: Se debe utilizar el símbolo más (+) para sumar dos valores numéricos.
  • Suma usando referencias: La única diferencia de este ejemplo es que se usan referencias en lugar de constantes.Fórmula para suma de referencias en Excel
  • Función SUMA: Por último, este caso aplica solo a la adición y no a la multiplicación, división o resta de elementos y permite sumar un rango de celdas específico.Función SUMA para sumar un rango de celdas en Excel

Únicamente la función SUMA, es exclusiva para la adición. Los otros dos procedimientos (la suma de constantes y la suma usando referencias) se pueden aplicar de igual forma a la resta, multiplicación y división de elementos, solo es necesario colocar el signo correspondiente.

RESTA

Para restar valores en Excel se utiliza el símbolo de resta (-) entre dos valores que pueden ser escritos como constantes o referencias. Es decir, se pueden restar números escritos directamente en la celda, así como valores de dos o más celdas:

  • Resta de constantes: En este caso se restan dos valores numéricos en una celda.
  • Resta de referencias o celdas: Se restan los valores de dos o más celdas.Fórmula para restar usando referencias en Excel
  • Función SUMA para restar: Se utiliza la función SUMA para restar colocando el signo negativo a los valores correspondientes.Función SUMA para restar un rango de celdas en Excel

Cualquiera de los tres métodos es efectivo para realizar una resta en Excel. Incluso las fórmulas en las que solo se involucra el signo y no una función, sirven para otras operaciones como la adición, la multiplicación y la división.

MULTIPLICACIÓN

Para multiplicar valores se utiliza el asterisco (*). Al igual que ocurre en la adición y sustracción, se pueden utilizar la constante así como las referencias de celda. Así mismo, se podría hacer uso de la función PRODUCTO:

  • Multiplicar valores numéricos: Solo se debe utilizar el asterisco (*) entre los números que se quieran multiplicar.
  • Multiplicar celdas: Funciona igual que en el caso anterior, sin embargo se colocan referencias de celdas en lugar de números.Fórmula para multiplicar celdas en Excel
  • Utilizar la función PRODUCTO: La fórmula PRODUCTO sirve para multiplicar un rango de celdas.Fórmula PPRODUCT para multiplicar rango de celdas en Excel

DIVISIÓN

Para dividir en Excel se utiliza el signo de división (/). Se usan tanto valores numéricos escritos directamente en una celda como referencias o celdas que contengan números.

  • Dividir números: Hay que escribir los valores que se quieren dividir, separados por la barra diagonal.
  • Dividir referencias: Se escribe la identificación de las celdas a dividir separadas por la barra diagonal.Fórmula paradividir celdas en Excel

Esta es una operación simple con la que no se pueden utilizar funciones. Sin embargo, la barra diagonal es suficiente para hacer cualquier división sencilla en Excel.

ESPACIOS

Debido a la forma en la que se ingresan datos, es muy común que ocurran algunos errores como son los dobles espacios. Para eliminar los espacios adicionales de un texto, se puede utilizar la siguiente fórmula: =ESPACIOS(A). Entre paréntesis se debe colocar la celda en donde se encuentra el texto.

Fórmula espacios en Excel

Solo utilizando la fórmula indicada se eliminan los espacios adicionales de cualquier texto, mostrando la corrección en la celda en donde se escribe.

DÍAS360

Es una fórmula más sencilla de obtener un cálculo exacto de algunas fechas importantes, evitando tener que hacerlo de forma manual. La fórmula empleada es =DIAS360(A;A), sustituyendo la A del ejemplo por el nombre de la celda correspondiente, permite conocer el número exacto de días que existe en entre una fecha y otra.

Fórmula DIAS360 en Excel

La fórmula de DIAS360 utiliza una cuenta de 12 meses de 30 días para realizar el cálculo, por lo que los días indicados se pueden tomar como un aproximado y no como una cantidad exacta.

AHORA

Esta es otra función relacionada a las fechas, es de gran utilidad para realizar cálculos de días laborales, cuanto tiempo paso desde tal día y demás. La fórmula es =AHORA(), sirve para mostrar en la celda, la fecha y hora actual. Igualmente, también se puede conocer este dato adicionando o restando días y horas. Los días a restar se deben colocar después del paréntesis.

  • Fórmula AHORA en Excel:Fórmula AHORA en Excel
  • Fórmula AHORA más 2 días en Excel:Fórmula AHORA más dos días en Excel

Este resultado es dinámico y se actualiza de forma automática. Al abrir el documento en otro momento, la información se modificará por si sola.

FECHA

La fórmula utilizada es =FECHA(A;A;A), siendo “A” la representación de valores numéricos para indicar la fecha, con ella se obtiene la fecha escrita en la celda. En el primer campo va el año, en el segundo el mes y en el tercero el día, separados por el símbolo de punto y coma (;).

Fórmula FECHA en Excel

Número de fecha

Este es un número que se utiliza para realizar algunos cálculos en el programa y sirve como identificación de fechas específicas. Los números del código surgen a partir del día primero de Enero del año 1900 y contando desde entonces los días transcurridos. Un ejemplo sería el primer día del año 2020 el cual se identifica con el número 43831.

Número de Fecha en Excel

Esta es la forma más sencilla para saber el código de una fecha en Excel, para así utilizar este dato en otras operaciones en el programa.

DIASEM

La fórmula DIASEM es utilizada para averiguar el día de la semana en el que se ubica alguna fecha indicada. En este caso es necesario hacer uso del código de Excel para las fechas, la fórmula es =DIASEM(código de fecha; tipo de cuenta). Para utilizarla, se deben seguir estos pasos:

  1. Conoce el código correspondiente a la fecha.
  2. Empieza a escribir la fórmula, incluyendo el código.Escribir fórmula DIASEM en Excel paso 1 y 2
  3. Luego deberás indicar el tipo de cuenta. Es decir, cual día en la semana será el primero.Escribir fórmula DIASEM en Excel paso 3
  4. Al terminar de escribir la fórmula en Excel, se podrá observar el resultado en la celda en donde se escribió.Escribir fórmula DIASEM en Excel paso 4

En éste ejemplo el resultado final es 4, el cual según el tipo de cuenta seleccionada indica el día miércoles, ya que el 1 es el domingo.

MIN y MAX

Las fórmulas de mínimo y máximo de Microsoft Excel sirven para identificar el número más pequeño y el mayor, dentro de un rango de celdas específico. Para utilizar esta función tienes dos alternativas, una es usar el asistente de autosuma y la otra es escribir directamente la fórmula en la celda donde se quiera observar el resultado.

  • Ejemplo de mínimo:Fórmula MÍNIMO en Excel
  • Ejemplo de máximo:Fórmula MÁXIMO en Excel

Utilizando estas sencillas fórmulas podrás conocer el monto más pequeño o el más alto dentro de un rango de celdas determinado. Esta función es especialmente útil para empresas o trabajadores independientes que utilicen Excel para el registro de pagos.

PROMEDIO

La fórmula =PROMEDIO(A:A) de Excel, sirve para conocer el promedio dentro de un rango de celdas específico, el cual contiene valores numéricos. Las letras “A” indicadas en la fórmula se deben sustituir por la identificación de las celdas para marcar un rango.

Fórmula PROMEDIO en Excel

CONTARA

El texto correspondiente es: CONTARA(A:A) siendo las letras “A” una simple referencia, ya que en su lugar se debe incluir el nombre de las celdas correspondientes para indicar un rango a evaluar.

Fórmula CONTARA en Excel

Esta función cuenta todas las celdas con entradas; ya sea de texto (incluyendo palabras y números), dejando de lado únicamente las celdas vacías.

CONTAR

La función CONTAR sirve para enumerar las celdas que contienen valores numéricos dentro de un rango específico. La fórmula a utilizar es =CONTAR(A:A) en donde la “A” de la fórmula se debe sustituir por las celdas para indicar el rango.

Fórmula CONTAR en Excel

A diferencia de la función anterior (contara), esta (contar) no toma en cuenta las entradas con texto, únicamente cuenta las que contienen números.

SI

Está fórmula de Excel es muy utilizada para dar el resultado de aprobación a algo que cumple con las expectativas esperadas o en caso contrario, marcar que no lo cumple. Lo que se debe hacer es introducir una condición, que de ser cierta arrojará un resultado programado.

La fórmula es: =SI() y entre paréntesis se debe escribir los siguientes datos: prueba lógica o condición; valor si es verdadera la condición; valor si no se cumple.

Fórmula de condición SI en Excel

La fórmula de =SI() para condicionales en Excel es excelente para comprobar datos y es usada muy comúnmente en métodos de organización.

CONTAR.SI

CONTAR.SI, determina la cantidad de celdas que tengan un factor en común o dicho de otra forma, cumplan con la condición indicada. Al añadir una misma palabra en diferentes celdas, esta opción permite conocer el número de veces que fue repetida dentro de un rango indicado.

La fórmula a utilizar es: =CONTAR.SI(A:A; “criterio”) siendo “A:A” un rango de celdas y el criterio sería el texto a buscar. Es importante recordar que éste debe ser escrito entre comillas.

Fórmula CONTAR.SI en Excel

Esta función permite contabilizar la cantidad de veces que un valor se repite dentro de un rango específico de la hoja de cálculo.

CONTAR.BLANCO

La fórmula =CONTAR.BLANCO(A:A), sirve para saber cuántas celdas en blanco hay dentro de un rango de celdas. Las letras “A” se deben sustituir por las celdas para indicar el rango de la tabla u hoja de cálculo en donde se buscan las celdas vacías.

Fórmula CONTAR.BLANCO en Excel

Sólo utilizando esta sencilla fórmula se puede conocer la cantidad de celdas en blanco, lo que es de gran utilidad para percatarse de la ausencia de contenido en determinadas hojas de cálculo en Excel.

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula crea un número aleatorio entre dos valores indicados. Este número es dinámico y cambia cuando se producen cambios o actualización de datos en la hoja, como cuando se abre nuevamente el documento o se añade un nuevo dato. La fórmula utilizada es =ALEATORIO.ENTRE (número menor; número mayor).

Fórmula ALEATORIO.ENTRE en Excel

Con este sencillo procedimiento, se puede obtener un número aleatorio dentro de un rango determinado. Éste número aleatorio es indicado por el usuario y solo tiene la condición de que no son válidos los valores decimales.

Aprender a usar una fórmula en Excel es un procedimiento tanto necesario como práctico, ya que agilizará de gran manera las operaciones que intentes resolver. Por ello, conocer cada una de sus funciones y fórmulas es imprescindible para hallar soluciones rápidas y certeras a los diferentes interrogantes que se presenten en tus tareas.

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