Hoja de cálculo en Excel: qué es y para qué sirve

Hoja de cálculo en Excel qué es y para qué sirve

La hoja de cálculo en Excel es una aplicación del programa de ofimática de Microsoft que permite la manipulación de libros contables, a partir de datos numéricos o alfanuméricos. La misma incorpora una serie de herramientas o funciones, que facilita la creación de documentos administrativos en cualquier área. Entre las cuales se pueden destacar: resolución de operaciones complejas, fórmulas, gráficos, etc.

Esta aplicación apareció por primera vez en 1985 y años más tarde, en la década de los 90, se convirtió en la mejor herramienta administrativa dentro de esta categoría. Pues la hoja de cálculo de Excel destaca entre muchas, gracias a la compatibilidad con los diferentes programas de la Suite Office. Es por ello que, en el siguiente texto se explican los aspectos más relevantes de este software, como, por ejemplo, los principales comandos de teclado.

Para qué sirve

Aunque la hoja de cálculo de Excel es un programa diseñado principalmente para la creación o edición de documentos contables, esta aplicación incorpora muchas más utilidades. Pues, a través de este programa se pueden organizar, distribuir y calcular datos que involucren palabras y números. Además, su compatibilidad con otros programas de ofimática, como Word, facilitan la tarea de importar gráficos o información de un archivo a otro.

Para qué sirve la hoja de cálculo en Excel

Cómo funciona

La hoja de cálculo de Excel funciona de forma muy sencilla, pues sus herramientas intuitivas permiten que cualquier usuario pueda sacar provecho y realizar distintas tareas en minutos. Entre sus funciones principales se pueden destacar: resolución de operaciones matemáticas complejas a través de fórmulas simples, representación de datos en forma de gráficos, distribución y organización de información en filas y columnas, etc.

Interfaz

La apariencia principal de este programa muestra un documento con celdas en blanco, las cuales puedes modificar escribiendo datos alfabéticos o numéricos, según sea tu necesidad. Del mismo modo, podrás aplicar diferentes fórmulas de cálculo para obtener cifras o resultados, en base a la información existente en el libro.

Ahora bien, las celdas son casillas o recuadros en el documento que poseen una ubicación específica en el mismo. Esta se compone de una letra y número, correspondiente a la coordenada que tienen dentro de la hoja, por ejemplo: A1. Estas están organizadas por orden alfabético y numérico, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, respectivamente.

Por otro lado, la interfaz de la hoja de calculo de Excel se divide en diferentes menús y submenús, entre los cuales se pueden mencionar:

  • Barra de herramientas: contiene todas las funciones del programa, distribuidas en pestañas, empezando por el menú “Archivo” y terminando en “Ayuda”. Con ella podrás realizar acciones como: cambiar el tipo de letra, insertar gráficos, modificar el aspecto de la tabla o de la hoja, aplicar formulas, etc.
  • Barra de título: es la que se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel, la misma muestra el nombre del documento y también del programa.
  • Barras de desplazamiento: se ubican en el costado derecho de la pantalla y permiten desplazarte de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha, según lo requieras. Son similares a las que se encuentran en los sitios de Internet.
  • Barra de fórmula: está ubicada bajo la barra de herramientas y permite visualizar la fórmula de la celda seleccionada, así como modificarla, en caso de que lo desees. Esta cuenta al costado izquierdo con el área de referencia, con la cual puedes identificar rápidamente la casilla en la que te encuentras.
  • Barra de estado: se muestra en la parte inferior de la pantalla. Con ella puedes enterarte de cuando Excel está en uso. Además, incorpora una serie de botones que permiten modificar la apariencia de visualización del libro, así como reducir o aumentar el zoom del documento.
  • Barra de filas y columnas: sirve para identificar la columna o fila en la que se encuentra cada celda del libro.

Comandos principales

Los comandos principales te permitirán realizar funciones determinadas dentro de la hoja de cálculo de Excel, como desplazarte por el documento, de manera simple y rápida. A continuación, se mencionan algunos de los más comunes o útiles:

Comando para desplazarse Acción en el documento
Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.
CTRL+ tecla de dirección Ir al extremo de la fila o columna seleccionada, en la dirección indicada.
INICIO Ir al comienzo de la fila.
CTRL+INICIO Ir al comienzo de la hoja de cálculo.
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo.
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo.
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro.
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro.
CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro.
CTRL+SHIFT+F6 o CTRL+SHIFT+TAB Ir al libro anterior.
F6 Moverte al siguiente panel de un libro dividido.
SHIFT+F6 Moverte al panel anterior de un libro dividido.
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa.
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a.
SHIFT+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
SHIFT+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente).
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.
Comando para desplazarse con “FIN” activado Acción en el documento
FIN Activar o desactivar “FIN” en Excel.
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo o la celda opuesta a la celda inicial.
FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco.

Nota: esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación.

Comando para introducir datos Acción en el documento
ENTER Completar una entrada de celda e ir hacia abajo.
ALT+ENTER Comenzar una nueva línea en la misma celda.
TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha.
SHIFT+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección.
ESC Cancelar una entrada de celda.
RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda.
SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha.
CTRL+SUPR Eliminar todo el texto de la celda.
INICIO Ir al comienzo de la línea.
SHIFT+F2 Modificar un comentario de celda
CTRL+SHIFT+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna
CTRL+J Rellena automáticamente la celda seleccionada con el texto de la celda superior.
CTRL+D Rellena automáticamente la celda con el contenido de la celda ubicada a la izquierda.
CTRL+F3 Definir un nombre
Comandos para seleccionar celdas, filas y columnas Acción en el documento
SHIFT + tecla de dirección Seleccionar las celdas que desees en fila o en columna.
CTRL + SHIFT + tecla de dirección Selecciona todas las celdas de la columna o fila.
SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+SHIFT+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila.
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculo.
SHIFT+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando hay varias celdas seleccionadas.
SHIFT+AV PÁG Expandir la selección una pantalla hacia abajo.
SHIFT+RE PÁG Expandir la selección una pantalla hacia arriba.
CTRL+6 Activar o desactivar la herramienta “Gráficos”.

Fórmulas

Las fórmulas de Excel están diseñadas para que el usuario pueda comparar, analizar, calcular, encontrar errores, estructurar calendarios, etc., de manera rápida y sencilla. Estas se emplean dentro de cada celda precedidas por el signo “=” y seguidas por el comando a ejecutar, el cual puede variar en función de la ocasión. Siendo, por ejemplo: =a2+f2 para sumar los datos de las celdas indicadas.

Compatibilidad con otras aplicaciones

La hoja de calculo en Excel es compatible con otras aplicaciones de la Suite Office, por lo que, puedes importar y exportar datos desde otros programas, como Word o Power Point. Incluso, podrás trabajar de forma simultánea en dos documentos desde diferentes aplicaciones, lo cual resulta muy útil, sobre todo al momento de hacer gráficos.

Versiones

Además de la versión de escritorio de Microsoft Excel, también existe la aplicación para dispositivos móviles. La cual es compatible con terminales Android y iOS, y puede descargarse desde la tienda de aplicaciones oficial de cada Sistema Operativo. Ahora bien, es importante resaltar que esta es una app de pago que sólo ofrece la posibilidad de visualizar documentos en el celular, en su variante gratuita.

‎Microsoft Excel
‎Microsoft Excel
Price: Free+

Es decir, para utilizar todas las demás herramientas, como crear o editar una nueva hoja de cálculo Excel, necesitarás adquirir la versión de pago de la aplicación. Lo cual podrás hacer rápidamente desde la propia interfaz de la app.

Qué puedes hacer con una hoja de cálculo

Si bien en este punto queda bastante claro lo que puedes hacer en una hoja de cálculo en Excel, a continuación, se muestra un resumen de las funciones principales de esta herramienta:

  • Sólo puedes escribir un máximo de 32.767 caracteres (letras o números) en cada celda de Excel.
  • Puedes resguardar información importante.
  • Permite estructurar, analizar, comparar o calcular datos existentes en el documento y representarlos en forma de gráficos de distintos tipos (barras, circulares, pirámide, etc.).
  • Los resultados obtenidos con fórmulas son dinámicos, es decir, se actualizan automáticamente cuando una de las partes se modifica en el documento.
  • Puedes aplicar Excel en diferentes áreas de las finanzas para elaborar diversos tipos de informes administrativos.Qué puedes hacer con la hoja de cálculo en Excel

Como se pudo observar en este texto, la hoja de calculo en Excel es una herramienta bastante útil con la que podrás organizar, calcular o analizar datos numéricos o alfanuméricos. Por lo que, al usarla, puedes dar una apariencia profesional a tus informes financieros, además de agilizar el trabajo que requieres para ello.

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