Cómo imprimir correctamente en Excel tablas y hojas de cálculo

Cómo imprimir correctamente en Excel tablas y hojas de cálculo

Imprimir correctamente documentos creados en Excel, puede ser complejo ya que se deben seguir ciertos procedimientos. Aunque los requerimientos para la impresión de un libro en Excel son comunes, es necesario conocer la configuración adecuada para que salga como lo deseas. Para los nuevos usuarios puede ser complicado realizar esta acción, más aún cuando se busca reproducir solo una zona específica de la tabla, columnas extensas o incluso varias hojas del libro a la vez.

Excel es una herramienta de uso frecuente para distintos profesionales, debido a sus múltiples funciones, así como a su utilidad para organizar y llevar el control de grandes cantidades de información. Es por eso que en este artículo se encuentra toda la información necesaria para obtener los mejores resultados en tus impresiones de Excel, ya que aprenderás a configurar el diseño y a ajustar la página según corresponda en cada caso.

Configurar una hoja en Excel para imprimir

Antes de comenzar, lo primero que debes tener en cuenta es la configuración de la hoja, zona o libro que se vaya a imprimir. Existen varias opciones que se pueden ir modificando para controlar lo que desea que aparezca en el documento impreso. Algunos de estos ajustes importantes son los siguientes:

Establecer los márgenes

Los márgenes son una parte fundamental a la hora de organizar el contenido dentro de una hoja. Para ello debes aprender a ajustarlos correctamente, siguiendo estos pasos:

  1. Ubícate en la pestaña “Diseño De Página” y escoge la opción “Márgenes”.Configurar una hoja de Excel para imprimir establecer los márgenes paso 1
  2. Aquí puedes seleccionar uno de los ya predefinidos, como Ancho, Normal o Estrecho.Configurar una hoja de Excel para imprimir establecer los márgenes paso 2
  3. Si lo prefieres determinar de forma manual, deberás seleccionar la opción “Márgenes personalizados” que aparece debajo de las opciones predeterminadas.Configurar una hoja de Excel para imprimir establecer los márgenes paso 3

En este espacio podrás modificar tanto los márgenes del diseño general de la hoja, como los del encabezado, pie de página y también decidir si centrar el contenido o no.

Orientación

En algunas ocasiones, el contenido de las hojas de cálculo puede llegar a ser muy extenso y al momento de imprimir no cabe dentro del papel. Una solución simple para esto, la mayoría de las veces, es modificar la orientación de la página. Cambiándola de horizontal en lugar de vertical, y así aprovechar más los espacios. Si deseas realizar dicho procedimiento, fíjate en estos pasos:

  1. Dirígete a la pestaña “Diseño de Página” y selecciona la opción “Orientación”.Configurar una hoja de Excel para imprimir orientación paso 1
  2. Elige Vertical u Horizontal según consideres conveniente.Configurar una hoja de Excel para imprimir orientación paso 2

Saltos de página

Otra forma de organizar el documento con contenido extenso, como por ejemplo varias tablas o una muy larga, es la utilización de los saltos de página. En la hoja de cálculo, Excel muestra en la pantalla el límite que tendría la página al imprimir, éste lo demarca con una serie de líneas discontinuas. Para elegir como se debería organizar los cortes de las hojas, realiza estos pasos:

  1. Deberás seleccionar la casilla donde quieres que se seccione la información.
  2. Acto seguido, dirígete a la pestaña de “Diseño de Página”.
  3. En la opción “Saltos” selecciona “Insertar salto de página”.Configurar una hoja de Excel para imprimir saltos de página pasos

Al culminar estos pasos, habrás delimitado las diferentes secciones de información para que se imprima en diferentes páginas de una forma clara y organizada.

Imprimir en Excel

Una vez tengas configurada tu hoja en Excel, solo queda realizar el proceso para imprimir el trabajo, ya sea una o varias páginas, una tabla o zona específica, o quizás hasta un libro completo. A continuación se mostrará un tutorial con cada uno de los formatos en los que puedes realizar la impresión:

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

Los pasos para imprimir varias hojas de cálculo en Excel son muy sencillos. En primer lugar, deberás seleccionar todos los elementos que quieras agregar a la impresión. Sin desmarcarlas realiza lo siguiente:

  1. Haz clic en “Archivo” y elige la función “Imprimir”.Imprimir varias hojas de cálculo a la vez en Excel paso 1
  2. Ahora deberás pulsar “Imprimir” y al estar seleccionadas, se incluirán todas las hojas que elegiste en la impresión.Imprimir varias hojas de cálculo a la vez en Excel paso 2

Para seleccionar varias hojas en Excel, debes hacer clic sobre ellas mientras mantienes pulsada la tecla “Shift”. Deberás procurar que se encuentren ubicadas una al lado de la otra.

Imprimir varios libros de forma simultánea

Para poder imprimir más de un libro en Excel a la vez, deben estar almacenados en la misma carpeta. Asegúrate de cumplir este requisito y sigue esta guía para realizar la impresión:

  1. Ingresa en la ubicación de los libros. Aquí deberás seleccionar los que desees imprimir.Imprimir varios libros de forma simultánea en Excel paso 1
  2. Haz clic derecho sobre la selección y pulsa sobre “Imprimir”.Imprimir varios libros de forma simultánea en Excel paso 2

Hay varias formas de seleccionar libros dentro de una carpeta en tu ordenador. Puedes simplemente colocarlos uno cerca del otro para escoger el área donde se encuentran, haciendo clic en un lugar cercano y arrastrando el cursor. Otra opción es elegirlos uno por uno manteniendo presionada la tecla “Ctrl” mientras haces clic sobre cada archivo.

Imprimir tabla seleccionada

El proceso para imprimir una tabla en Excel, puede variar un poco dependiendo de si en la hoja hay uno o más de un elementos con este formato. En cualquiera de los dos casos, deberás empezar pulsando sobre la tabla para activarla, posteriormente sigue esta guía:

  1. Presiona sobre “Archivo” y luego selecciona “Imprimir”.
  2. Si la hoja tiene únicamente una tabla pulsa “Imprimir”.Imprimir tabla seleccionada en Excel paso 2
  3. En caso de que haya más de una tabla, ubícate en “Configuración” y presiona la flecha junto al texto “Imprimir hojas activas” para desplegar las opciones.Imprimir tabla seleccionada en Excel paso 3
  4. Deberás elegir “Imprimir la tabla seleccionada”.Imprimir tabla seleccionada en Excel paso 4

Si hay una sola tabla pero también texto escrito en la hoja de cálculo, que no deseas se vea reflejado en la impresión, selecciona el rango de celdas correspondiente a la tabla y elige la opción “Imprimir selección”.

Imprimir toda o parte de una hoja de cálculo

Las opciones para imprimir una hoja entera o parte de una son muy similares. En este apartado se encuentra una guía de cómo configurar este tipo de impresión. Para empezar, selecciona un rango de celdas que quieras imprimir, luego:

  1. Presiona la pestaña “Archivo” y elige “Imprimir”.
  2. Ubícate en “Configuración” y pulsa sobre la flecha que dice “Imprimir hojas activas”.Imprimir toda o parte de una hoja de cálculo en Excel paso 2
  3. Si deseas plasmar en tu impresión solo una parte de la hoja, elige “Imprimir selección”.Imprimir toda o parte de una hoja de cálculo en Excel paso 3
  4. En cambio, para seleccionar una hoja entera debes escoger “Imprimir hojas activas”.Imprimir toda o parte de una hoja de cálculo en Excel paso 4

Siempre que desees la impresión de una hoja de cálculo, deberás asegurarte de activar la misma que quieras imprimir haciendo clic sobre alguna celda antes de ingresar a “Archivo”.

Nota: Es importante destacar que si el programa tiene un área de impresión definida, solo imprimirá esta sección. Para evitar que esto ocurra pulsa sobre la casilla “Omitir área de impresión”.

Información a tener en cuenta

Es importante tener en cuenta que las hojas de cálculo de Excel en formato digital, no se ven exactamente igual impresas. Por ejemplo, la implementación de un sombreado en las celdas o color en el texto, puede quedar bien al momento de verlo en pantalla pero al transferirlo al papel este puede no ser lo esperado.

Teniendo en cuenta que pueden haber efectos visuales desfavorables al momento de imprimir, es recomendable usar la visualización previa antes de continuar con cualquiera de los procesos aquí mostrados. Con esta guía general ya puede afrontar el reto de imprimir correctamente las tablas, libros y hojas de cálculo que se realicen en Excel, sin inconvenientes.

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