Libro de Excel: qué es, para qué sirve y cómo utilizarlo

Libro de Excel qué es, para qué sirve y cómo utilizarlo

El libro de Excel es un archivo en el que se organiza o distribuye información determinada acerca de un tema específico. El cual puede ser independiente o estar correlacionado y dividirse en diferentes hojas o secciones que forman parte de un único archivo. Este puede crearse a través de la aplicación de hoja de cálculo de Microsoft Office, bien sea desde una plantilla o empezando desde cero en el programa.

Fue desarrollado y lanzado por primera vez en 1985, permitiendo a millones de usuarios alrededor del mundo la organización de información en diferentes categorías. El libro de Excel está integrado por hojas o páginas, propias de esta aplicación, además cuenta con una serie de herramientas o funciones que facilitan la distribución o tabulación de datos numéricos y alfanuméricos. Para conocer más acerca de este tema, continúa leyendo este post.

Para qué sirve

El libro de Excel sirve para distribuir u organizar información independiente o relacionada entre sí, en distintas hojas o páginas dentro de un mismo archivo. El mismo, está diseñado principalmente para la creación de documentos contables que incluyan datos numéricos o alfanuméricos. Los cuales, si se requiere, pueden ser expresados en forma de gráficos de diferentes tipos: tortas, barras, pirámides, etc.

Libro de Excel para qué sirve

Cómo utilizarlo

Esta herramienta es muy sencilla de usar, pues cuenta con un menú de funciones bastante intuitivo, en el cual se presentan diferentes características del programa. Por otro lado, la apariencia de Excel se basa en celdas en blanco que puedes rellenar con información o datos que incluyan valores numéricos o alfanuméricos. En este sentido, a continuación, se detallan los principales aspectos del libro de Excel y cómo utilizarlo.

Crear un nuevo libro

Debes saber que, al crear un nuevo libro de Excel, puedes hacerlo desde plantillas predeterminadas en el programa o empezando desde cero. En este último, encontrarás las hojas de cálculo con celdas vacías que tomaran la forma o apariencia que requiera la finalidad del documento. Ahora bien, en el caso de usar diseños ya establecidos, cuentas con una amplia biblioteca para escoger el que mejor se adapte a la temática en cuestión.

Para crear un nuevo libro de Excel basta con abrir la aplicación y seleccionar “Libro en blanco” o cualquier otra de las opciones disponibles en la pantalla de inicio. Cabe aclarar que, también permite visualizar archivos compatibles con el formato de este programa y editarlos, en caso de ser necesario.

Cómo crear un nuevo libro de Excel

Apariencia o interfaz

A primera vista, la pantalla o apariencia principal del libro de Excel se muestra con celdas vacías. Las cuales están organizadas por orden alfabético y numérico, de forma descendente, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, respectivamente. A su vez, incorpora una barra de herramientas que deja ver una serie de botones o funciones específicas para cada título, entre estas se pueden encontrar:

  • Inicio: es la primera pestaña de la barra de herramientas del libro de Excel. En ella se encuentran opciones para modificar el tipo de letra, el tamaño o color. Así como aspectos principales, entre los que se incluyen: alineación del texto, el estilo de las celdas y el formato de la información dentro de ellas.
  • Insertar: con esta opción puedes añadir gráficos, tablas, ilustraciones, mapas en 3D, símbolos, mini gráficos, vínculos o enlaces a sitios web, etc.
  • Disposición: este apartado es útil para modificar la apariencia de las hojas del libro. Es especialmente útil para cambiar aspectos como: márgenes, fondo de la hoja, ancho o alto de las celdas, área de impresión, etc.
  • Fórmulas: en esta sección de la barra de herramientas se encuentran todas las fórmulas disponibles para usarse en las hojas de cálculo de Excel. Aquí encontraras: autosuma, lógica, hora y fecha, texto, financieras, etc., y podrás aplicarlas dentro del libro, según requieras.

Además de las mencionadas, también se incluyen botones como “Vista”, “Revisar”, “Datos” y “Ayuda”. Los cuales permiten realizar tareas que van desde modificar la forma en la que se ve el libro, hasta preguntar o consultar cualquier duda respecto a Excel.

Contenido de las celdas

El contenido de las celdas de Excel dependerá de la finalidad del documento. Estas pueden incluir letras, números o fórmulas de cálculo, con un número máximo de 32.767 caracteres dentro de una misma casilla. Por otro, debes saber que estos recuadros en el libro poseen una ubicación especÍfica que corresponde a la fila (número) y columna (letra) en la que se encuentra, por ejemplo: C2, D2, F2, etc.

Celdas en el lbro de Excel

Hojas de Excel

En cada libro de Excel se muestra una hoja inicialmente, sin embargo, puedes añadir tantas como necesites dando clic en el icono “+” ubicado en la parte inferior del documento. Para desplazarte entre ellas, puedes presionar la pestaña que desees y pasarás automáticamente a la siguiente ventana. Cabe aclarar que, todas las hojas funcionan de manera independiente, es decir, los cambios o información que realices en alguna de ellas no afectarán a las demás.

Fórmulas

Las fórmulas de Excel permiten organizar, analizar o calcular resultados en base a la información descrita en las celdas activas. Tambíién puedes encontrar errores, valores en común o repeticiones en el documento, lo cual resulta muy útil si estás trabajando con documentos contables, como nóminas de trabajadores o similares. Para aplicar cualquier fórmula, debes hacer clic en la celda donde quieres que aparezca el resultado y escribir el formato necesario.

Aunque, si lo prefieres, puedes presionar en la pestaña “Fórmulas” y seleccionar la que corresponda al caso. Ahora bien, este dependerá del tipo de cálculo que desees aplicar, pues Excel cuenta con diferentes categorías, tales como: autosuma, lógica, fecha y hora, etc. Por otro lado, para poder hacerlo de forma manual deberás escribir el signo “=” seguido del comando necesario, por ejemplo: =A2+B2 es la fórmula para sumar los datos de las celdas A2 y B2.

Formatos compatibles

Excel es capaz de convertir distintos tipos de archivos a su propio formato .xls y .xlsx. Entre estos se encuentran: documentos de Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Access, algunas páginas web, Microsoft Works e incluso, hojas de texto. De esta manera, puedes editarlos y adaptarlos al estilo que deseas para guardarlos como un nuevo archivo que podrás abrir en cualquier ordenador con una versión igual o distinta a la que usaste para su conversión.

Es importante resaltar que, los libros de Excel creados en versiones antiguas, como Excel 2002 o 2007, pueden abrirse sin ningún problema en las ediciones más recientes del programa. Del mismo modo, este programa cuenta con una opción que permite guardar archivos de Excel 2013, 2016 o 2019 en un formato compatible con las primeras.

Sin embargo, debes tener presente que algunos detalles o funciones de las versiones más recientes no estarán disponibles en un Excel más antiguo. Por lo que, la visualización del documento o libro podría verse afectada.

Guardar el libro

Para guardar el libro de Excel finalizado, debes dirigirte a la pestaña “Archivo” y dar clic en la opción “Guardar” o “Guardar como”. Esto abrirá una ventana o cuadro de diálogo, en la que deberás asignar un nombre y establecer una ruta o carpeta dentro del ordenador para conservar el archivo. De esta manera, podrás visualizarlo y editarlo cada vez que desees.

Cómo guardar un libro de Excel

Otras versiones

Microsoft Excel cuenta con una versión para Smartphones, la cual está disponible en forma de aplicación en las tiendas oficiales de Android y iOS. La misma ofrece dos versiones: gratuita y de pago. En la primera sólo podrás utilizar la visualización de archivos, mientras que la segunda se sincroniza con tu cuenta Office y permite, además de editar, emplear la mayoría de las funciones del programa.

‎Microsoft Excel
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Como ves, el libro de Excel es muy simple de utilizar y cuenta con la ventaja de que puedes instalarlo en el ordenador o en el móvil, para crear documentos administrativos o contables fácilmente. Además, con ayuda de las diferentes herramientas podrás presentar tus informes con apariencia profesional y maximizar tu rendimiento en el trabajo.

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