¿Qué es un archivo PDF? Características y usos

Qué es un archivo PDF Características y usos

Los archivos PDF significan “Portable Document Format” por sus siglas en inglés, las cuales se traducen a “Formato de documento portátil”. Es un archivo diseñado por Adobe Systems bastante útil para conservar la calidad de los documentos y abrirlos bien sea en la computadora o desde un navegador. También es el formato más utilizado por su seguridad, en el cual se puede conceder permisos de acceso para copiar, editar o imprimir el archivo.

La mayoría de los programas de Microsoft cuentan con la opción de transformar un documento a formato PDF. En vista de ello, en este artículo encontrarás qué es un PDF, todas las características propias del archivo, sus usos, ventajas, desventajas y los programas para crear o editar el PDF. De esta manera lograrás obtener un gran conocimiento de la herramienta para cualquier tipo de trabajo escrito, bien sea a nivel profesional o académico.

Características

Los formatos PDF poseen diversas características y cualidades que permiten la diferenciación entre otras herramientas y aplicaciones. Con el paso del tiempo se actualizan y optimizan, aunque de igual forma, se conservan las más esenciales. Entre las características más resaltantes de los PDF se pueden mencionar:

  • Los formatos PDF se caracterizan por ser leídos tanto en la computadora (de cualquier SO) como en los navegadores de Internet. Por eso, es la herramienta más popular entre instituciones y empresas.
  • Posee un estándar ISO 19905-1:2005, cuyo significado es un almacenamiento de documentos de larga duración.
  • Admite cualquier contenido multimedia (imágenes, videos, enlaces, hipertexto, entre otros).
  • En estos documentos puedes resaltar el texto de tu preferencia para recalcar algún contenido relevante o que quieras focalizar.
  • Posee un buscador de palabras para localizar una palabra o un texto en específico.
  • Estos archivos cuentan con un lector llamado “Acrobat Reader” (Lector Acrobat) el cual es descargable desde su página oficial para la mayoría de los Sistemas Operativos, aunque es totalmente opcional.
  • Puedes cambiar el orden de las páginas, eliminar marcas de agua, dividir el archivo, extraer aquellas páginas que necesitas, etc.

Seguridad

Por otra parte, los PDF tienen la posibilidad de controlar el acceso hacia el archivo, mediante el uso de contraseñas de seguridad para cualquier acción dentro del documento. Este parámetro es fundamental para resguardar la información que se maneja dentro de los documentos y para beneficio de quienes deciden utilizar el formato. Por lo tanto, algunas de las medidas de seguridad son las siguientes:

  • Acceso restringido (únicamente estará disponible para ciertos destinarios) mediante el cifrado y la firma digital.
  • Bloqueo de impresión y edición por el uso de contraseñas de acceso. Si la persona no posee la clave, no podrá hacer ninguna de estas acciones.
  • Enviar archivos adjuntos protegidos con clave.
  • Creación de certificados con firma digital para aprobar los PDF recibidos o enviados.
  • Solicitud de contraseña para copiar o abrir el archivo.Seguridad de un archivo PDF

Ventajas

Los archivos PDF ofrecen distintos beneficios por su facilidad y practicidad al momento de enviar y exportar el documento. Por ello, es una de los formatos más utilizados entre academias, escuelas y empresas. Incluso existen otra serie de ventajas que hacen de este formato una de las opciones más preferidas, entre estas:

  • El documento conservará su aspecto original, es decir, mantienen el formato y la estructura al enviarse por diferentes medios a otras personas.
  • Se puede crear desde cualquier aplicación o plataforma de edición de documentos, para después exportarlo al formato PDF.
  • Pueden leerse en cualquier computador sin importar su Sistema Operativo. El ordenador elegirá el programa que tenga disponible, bien sea por algún lector predeterminado o en el navegador.
  • Ahorrarás gran capacidad de almacenamiento en comparación con otros formatos como Word y PowerPoint, sobre todo si se emplean herramientas de multimedia o hipertexto.
  • Cuentas con la facilidad de incluir cualquier contenido multimedia, enlaces, miniaturas de páginas, herramientas de hipertexto, etc.

Desventajas

Los diseñadores del PDF apuntaron únicamente a obtener una visualización rápida, sencilla y práctica de los documentos. Por ello, así como los formatos PDF tienen sus ventajas, también cuentan con ciertas desventajas o puntos débiles que restringen determinadas acciones dentro de los archivos. A continuación verás un listado con las desventajas más notables de este tipo de formato:

  • Está diseñado únicamente para la revisión y lectura del documento.
  • Debes recurrir a un programa de edición online para cambiar el contenido de un archivo PDF, o en su defecto, se transforma el archivo a un documento Word. Esta es una de las formas que tienes disponibles para añadir más texto o imágenes.
  • No puedes empezar a crear un archivo o documento en formato PDF.
  • Al conservar y mantener la estructura del documento, pierde rapidez en la búsqueda de palabras claves.

Formatos de uso

Los PDF son usados como un documento de lectura fácil, segura, cómoda y universal. Además, no puede ser modificado por la persona a quien se le envíe el archivo, a menos que se utilice un programa de edición. Se emplean también para archivar documentos importantes como manuales, libros, tesis, contratos de compra-venta, traspaso, entre otros. Generalmente se aplica este formato cuando se desea resguardar el archivo e imprimirlo en días posteriores.

Estos archivos también son utilizados por su facilidad de agregar notas o anotaciones en caso de que el documento no esté protegido mediante contraseña. De hecho, al añadir una contraseña y un acceso restringido, garantizas que el documento se conserve de acuerdo a los protocolos con los que fueron elaborados.

Versiones

Al año de su reconocimiento, Adobe Systems ha tenido varias versiones de PDF gracias a su relación con Adobe Acrobat. Desde el año 1993 hasta el 2009 se han hecho públicas 12 versiones de los archivos PDF, los cuales se mencionarán a continuación:

  • PDF 1.7, Adobe Extension Level 5 y Acrobat 9.1 (Año 2009).
  • PDF 1.7, Adobe Extension Level 6 y Acrobat 9.1 (Año 2009).
  • PDF 1.7, Adobe Extension Level 8 y Acrobat X (10.0) (Año 2009).
  • PDF 1.7, Adobe Extension Level 3 y Acrobat 9.0 (Año 2008).
  • PDF 1.7 Acrobat 8.0 / ISO 32000 (Año 2006).
  • PDF 1.6 y Acrobat 7.0 (2005).
  • PDF 1.5 y Acrobat 6.0 (2003).
  • PDF 1.4 y Acrobat 5.0 (2001).
  • PDF 1.3 y Acrobat 4.0 (1999).
  • PDF 1.2 y Acrobat 3.0 (1996).
  • PDF 1.1 y Acrobat 2.0 (1994).
  • PDF y Acrobat 1.0 (1993).

Historia

Empieza en 1991 con Dr. John Warnock (cofundador de Adobe), y para esa época, los archivos PDF se distribuían como un software de licencia comercial cuyo visor estaba disponible de forma gratuita pero no era libre. Se inició con el nombre de “The Project Camelot”, que se traduce a “El proyecto Camelot”. Su objetivo era tomar capturas de diferentes documentos en cualquier aplicación, para conservar y enviar su formato electrónico. Su peso de almacenamiento no era tan ligero como otras competencias directas, y en vista de eso, no obtuvo popularidad ni reconocimiento.

No obstante, con el tiempo y a través de la publicidad, el formato PDF comenzó a tomar posición entre los usuarios hasta llegar a convertirse en un estándar por la facilidad de impresión y previsualización. “El proyecto Camelot” se empezó a conocer como PDF en año 1992. Con el paso de las generaciones, Adobe ha sacado diferentes versiones que han permitido mayor accesibilidad. De igual forma, aparte de Adobe Reader, existen otros programas que hacen posible la creación y edición de documentos PDF sin ningún tipo de regalía.

En conclusión, los formatos PDF fueron diseñados para tener una vista preliminar y de lectura rápida de un determinado documento, por ello, mantienen un peso estándar y cuentan con pocas opciones de edición. Sin embargo, tienes la posibilidad de conservar tanto la calidad como la seguridad del texto, puesto que dispone de herramientas que garantizan su originalidad.

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