Cómo dividir un documento de Word

Para dividir un documento de Word, solo debes hacer clic en “Título 1” sobre cada título del texto para así dividirlo por secciones. Luego, ingresa a la pestaña “Vista” y pulsa sobre “Esquema”. En “Mostrar nivel”, escoge “Nivel 1” para posteriormente oprimir el icono de “Más (+)” que se ubicará a la izquierda del título. Después, presiona “Mostrar contenido > Crear” y por último, tienes que hacer clic dos veces en el símbolo de documento que se ubicará a la izquierda del título.

Esta es una opción disponible que puedes realizar desde el mismo programa de Word. Sin embargo, también podrás recurrir a herramientas externas de división como Aspose o descargar Macros de Word para habilitar opciones de división de documentos. Cualquier alternativa es completamente funcional y simplificará el proceso de creación de nuevos archivos a través de uno previamente creado. Por ello, en este post se detallarán todos los procesos a seguir para tal fin.

Usando la herramienta Esquema

Si buscas dividir un documento de Word en varios documentos, puedes utilizar la herramienta “Esquema”, la cual está de forma predeterminada en el programa. Para ello, solo debes seguir estos pasos:

1. Abre el documento de Word que contiene las diferentes páginas.
2. A cada título del documento, le aplicarás el “Título 1”.
3. Ahora, presiona sobre la pestaña “Vista”.
4. Haz clic sobre “Esquema”.
5. En “Mostrar nivel”, selecciona “Nivel 1”.
6. Oprime el icono de “Más (+)” a la izquierda del título y pulsa sobre “Mostrar documento”.
7. Se habilitarán nuevas opciones. Elige “Crear”.
8. Haz doble clic sobre el icono de documento que aparecerá a la izquierda del título. Se abrirá un nuevo documento únicamente con el contenido que esté dentro de la sección o el título.
9. Para guardarlo, presiona al mismo tiempo “Ctrl + G” y escoge una carpeta del ordenador para luego escribir un nombre. De igual forma, también puedes seguir la ruta: “Archivo > Guardar como… > Carpeta > Nombre del archivo > Guardar”.

Activando Macros en Word

Las macros en Word son series de instrucciones y comandos que se agrupan en conjunto para completar una tarea de forma automática. Es decir, para ahorrar tiempo en las tareas que se realizan con más frecuencia, se ejecuta una macro para simplificar el proceso. En Internet, hay varias de ellas que funcionan para la división de documentos. Se explicarán la más utilizada.

Dividir un documento en varios documentos

Existe una macro disponible para dividir un documento de Word en varios documentos del mismo formato. Para ello, debes tener el archivo separado por secciones y en una carpeta aparte. Luego, solamente debes ejecutar los siguientes pasos:

1. Haz clic derecho sobre “Inicio” en la barra de pestañas de Word y elige “Personalizar cinta de opciones…”.
2. En la columna de “Pestañas principales”, marca la casilla de “Programador” y presiona “Aceptar”.
3. Entra al siguiente enlace y pulsa “Code > Download ZIP”. De esta manera, descargarás las macros correspondientes para habilitar los botones de división de documentos.
4. Haz clic derecho sobre el archivo y elige “Extraer aquí…”. De esa forma, se habilitará la carpeta que contiene las macros.
5. Ahora, ingresa nuevamente al documento de Word y presiona sobre la pestaña de “Programador”, la cual se ha agregado anteriormente.
6. Pulsa sobre “Visual Basic”. También cuentas con la opción de oprimir al mismo tiempo las teclas “Alt + F11”.
7. Verás que se abrirá una ventana externa. Oprime “Archivo” y escoge “Importar archivo…”.
8. Abre la carpeta del archivo ZIP que se ha descargado. Pulsa sobre “Utilidades > DBVMacrosTodas.bas” y haz clic en “Abrir”.
9. Arrastra el archivo “DBVMacros”, hasta la carpeta “Normal”. De esta manera, la macro se conservará en cada documento que abras de Word.
10. Ahora, ingresa a “Programador > Macros” y selecciona “Dividir documento”. Haz clic sobre “Ejecutar”. De forma automática, la macro creará un nuevo documento por cada sección que tenga el archivo original y se guardará dentro de la carpeta en la que está el documento.

Nota: Recuerda que, para el funcionamiento de esta macro, es imprescindible que el archivo original esté clasificado por secciones y sea guardado de tal manera en una carpeta aparte. Esto se debe a que la macro creará nuevos documentos según la cantidad de secciones y los guardará dentro de la misma carpeta con otros nombres.

Por otra parte, también tendrás disponible la opción “GuardarSelección”, la cual ayuda a crear un nuevo documento guardando el texto que hayas seleccionado. Para ello, solo debes sombrear el texto con el cursor y seguir la ruta: “Programador > Macros > GuardarSelección”. El archivo se guardará automáticamente con la extensión “.sel”.

Utilizando un programa externo

Aspose es un programa externo que requiere de Internet para dividir documentos de Word en diferentes archivos o páginas. Si quieres usarla, realiza el siguiente procedimiento:

1. Ingresa a Aspose haciendo clic sobre este enlace.
2. Presiona sobre “Seleccionar archivos” o arrastra el archivo hacia la casilla que indica la página.
3. Escoge si deseas dividir el documento por cada página, por páginas pares o impares, etc.
4. Haz clic sobre “Guardar como” y escoge “DOCX”. Luego, pulsa sobre “DIVISIÓN”.
5. Presiona “Descargar” una vez que se haya procesado el archivo. Observarás que el archivo contendrá dentro de una carpeta .ZIP, la separación de páginas o las divisiones del documento que seleccionaste previamente.

Como has podido observar, cuentas con 3 herramientas sencillas para dividir un documento de Word. Solamente debes escoger la que mejor se adapte a tus necesidades o la que sea más fácil de aplicar de acuerdo al documento que tengas.